Datenschutz und Datensicherheit der iab
Bei unserer Kundenbetreuung nimmt der Datenschutz und die Datensicherheit höchste Priorität ein und ist zur Erfüllung unserer Dienstleistungen eine Grundvoraussetzung.
Als datenverarbeitendes Systemhaus und Postdienstleister (zertifizierter Software-, Druck- und Versanddienstleister der Deutschen Post AG) und insbesondere als Dienstleister für den öffentlichen Sektor, d.h., für den Staat, werden an uns höchste Anforderungen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit gestellt.
So sind wir den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen uneingeschränkt verpflichtet nach § 5 BDSG durch Kontrollinstanzen des Bundesdatenschutzbeauftragten und des Datenschutzbeauftragten der Deutschen Post AG, dem Briefgeheimnis der Deutschen Post AG nach § 39 PostG sowie als Dienstleister für den öffentlichen Dienst der jeweiligen Stadt, Gemeinde oder Kommune, bspw. dem Wahlamt oder der Oberfinanzdirektion.
Unsere Erfahrungen im Umgang mit „sensiblen“ Daten basieren dabei auf enger Zusammenarbeit mit vielen bekannten Namen aus Industrie und Handel, Versorger und Entsorger, Unternehmen der Versicherungsbranche, Finanzdienstleister, Reise- und Logistikunternehmen, Verbände, Vereine und Institutionen der öffentlichen Hand. Anwendungen wie Postzustellungsaufträge (PZA/PZU), Wahlbenachrichtigungen, Lohnsteuerkarten, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Inkassoschreiben, Rechnungen und Mahnungen sind dazu nur einige Beispiele.
Für Datensicherheit sorgen Firewall, Viren-, Server- und Systemüberwachung, mehrmals tägliche vollautomatische Datensicherung auf getrennten Servern und nach Produktionsabschluss die Vernichtung der Einlieferungsdaten/Belege nach § 5 BDSG. Auch der Zugang zu sicherheitsrelevanten Zonen erfolgt nur über personalisierte Mitarbeiter-Chipkarten. Wachschutz, Notstrom-, Warn- und Alarmanlagen, Videoüberwachung in den Gebäuden und Produktionszentren runden unsere Sicherungsmaßnahmen und Vorgaben ab.
Die Datenübertragung zu unseren Produktionszentren (auch Hybrid-Partnern) erfolgt verschlüsselt und automatisiert. Ein Benutzereingriff in den Produktivbetrieb ist nicht möglich, die Daten sind für Mitarbeiter der Briefproduktion nicht einsehbar. Jeder Mitarbeiter der iab ist außerdem schriftlich den gesetzlichen Bestimmungen nach § 5 BDSG des Bundesdatenschutzgesetzes und dem Post- und Fernmeldegeheimnis nach § 39 PostG verpflichtet. Ihm ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten, zu nutzen oder in irgendeiner Form fremden Personen zugänglich zu machen.
Sämtliche übermittelten Daten werden nach Produktionsabschluss und Übernahme der anonymisierten Daten in das Rechnungsprogramm sofort gelöscht. Adressen der Briefempfänger werden nur zeitlich begrenzt zur Erstellung der Briefe gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und sind vor unbefugten Zugriff gesichert.
Unsere Datenschutzverpflichtungen und -bestimmungen im Detail
1. Personenbezogene Daten
Mit unserem Internetauftritt bieten wir Ihnen an dafür vorgesehenen Stellen die Möglichkeit der Kontaktaufnahme an.
Die Bearbeitung Ihres Anliegens setzt die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch die iab - internet access GmbH voraus.
So genannte "Cookies" werden von uns verwendet, um Präferenzen der Besucher zu verfolgen und ihnen das Benutzen unserer Website so angenehm wie möglich zu machen.
Dafür verwenden wir Google Analytics. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten beim Besuch unserer Website getrackt werden, dann können Sie sich davor hier abmelden.
Die hierbei übermittelten Daten werden nur für den Zweck verwendet, für den sie uns überlassen wurden.
Darüber hinaus werden persönliche Daten nur dann gespeichert, wenn Sie diese von sich aus angeben, wie zum Beispiel bei einer Kontaktanfrage.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer Sie haben ausdrücklich Ihr Einverständnis dazu erklärt oder aber gesetzliche Vorschriften verpflichten uns dazu.
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und nachstehenden Verfahren:
2. online-Datenübertragung / Datensicherheit
Die Datenübertragung zum Produktionszentrum erfolgt online verschlüsselt und automatisiert. Ein Benutzereingriff in den Produktivbetrieb ist nicht möglich, die Daten sind für Mitarbeiter der Briefproduktion nicht einsehbar und nach den gesetzlichen Bestimmungen nach § 5 BDSG des Bundesdatenschutzgesetzes und dem Post- und Fernmeldegeheimnis nach § 39 PostG geschützt. Sämtliche übermittelten Briefdaten werden nach Produktionsabschluss und Übernahme der anonymisierten Daten in das Rechnungsprogramm sofort gelöscht. Adressen der Briefempfänger werden nur zeitlich begrenzt zur Erstellung der Briefe gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und sind vor unbefugten Zugriff gesichert.
Für Datensicherheit sorgen Firewall, Viren-, Server- und Systemüberwachung, mehrmals tägliche vollautomatische Datensicherung auf getrennten Servern und nach Produktionsabschluss die Vernichtung der Einlieferungsdaten/Belege nach § 5 BDSG. Der Zugang zu sicherheitsrelevanten Zonen erfolgt nur über personalisierte Mitarbeiter-Chipkarten. Wachschutz, Notstrom-, Warn- und Alarmanlagen, Videoüberwachung in den Gebäuden und Produktionszentren ergänzen unsere Sicherungsmaßnahmen und Vorgaben.
3. Datenschutzverpflichtungen und -bestimmungen
Der datenverarbeitende und produktionsausführende Dienstleister, die iab - internet access GmbH - Partner Deutsche Post AG, ist dem Datenschutz verpflichtet nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben und den gesetzlichen Bestimmungen nach § 5 BDSG durch Kontrollinstanzen des Bundesdatenschutzbeauftragten, des Datenschutzbeauftragten der Deutschen Post AG, dem Briefgeheimnis der Deutschen Post AG nach § 39 PostG und erfüllt ebenso die Datenschutzbedingungen des öffentlichen Dienstes, z. B. der Oberfinanzdirektion. Jeder Mitarbeiter der iab - internet access GmbH ist gemäß § 5 BDSG uneingeschränkt auf die Einhaltung des Datengeheimnisses schriftlich verpflichtet. Ihm ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten, zu nutzen oder in irgendeiner Form fremden Personen zugänglich zu machen.
Darüber hinaus werden - gemäß der Verpflichtungserklärung zum Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz) und BDSG - folgende gesetzliche Bestimmungen und Pflichten erfüllt:
§ 1 des Gesetztes über die förmliche Verpflichtung nicht beamteter Personen vom 02. März 1974 (BGBII S.547) und nach § 5 Bundesdatenschutzgesetzes vom 20. Dezember 1990 auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obligenheiten nach
§ 133 Abs. 3 Verwahrungsbruch
§ 203 Abs. 2, 4, 5 Verletzung von Privatgeheimnissen
§ 204 Verwertung fremder Geheimnisse
§ 331, 323 Vorteilsannahme und Bestechlichkeit
§ 355 Verletzung des Steuergeheimnisses
Auf Anfrage können separate Datenschutzvereinbarungen getroffen werden sowie Beispielvereinbarungen und einzelne Datenschutzverpflichtungen, Zertifikate als Lösungs- und Servicepartner der Deutschen Post AG sowie Zusatzvereinbarungen angefordert werden. Aufgrund aktueller Gegebenheiten, wie z. B. bei einer Novellierung des Bundesdaten-schutzgesetzes, werden wir falls nötig, diese Datenschutzerklärung aktualisieren.
Download Datenschutzverpflichtungen und -bestimmungen (PDF, 65 KB)
