Fünf Tipps für ein effizienteres Management von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Wie Führungskräfte Effizienz und Sicherheit in der Personaladministration steigern, erläutert Thomas Damian, Geschäftsführer der Internet Access GmbH (IAB).

Berlin, 19.09.2016. Fehlkuvertierung von Entgeltabrechnungen, verlorene Gehaltszettel, vertrauliche Ausdrucke – die Fehlerquellen im Umgang mit sensiblen Daten sind immens. Zudem haben die Digitalisierung und eine steigende Mobilität von Mitarbeitern die Anforderungen an HR-Verantwortliche nach oben geschraubt. Sicherheit steht an erster Stelle, dennoch passieren Fehler. Hinzu kommt, dass Entgelt-Spezialisten auch versierte IT-Kenntnisse mitbringen müssen – auch deshalb, weil immer mehr Unternehmen administrative Tätigkeiten wie den Druck und Versand von Lohnabrechnungen an spezialisierte Dienstleister auslagern oder komplett digitalisieren. Auf beiden Seiten ist heute Know-how im Umgang mit persönlichen Daten und mit IT-Schnittstellen gefragter denn je.

Führungskräfte im Personalmanagement stehen vor der Aufgabe, die Komplexität der Prozesse zu verringern, um damit den eigenen Handlungsspielraum, die Flexibilität und die Effizienz von HR zu steigern. Wie dies gelingen kann, erläutert Thomas Damian, Geschäftsführer der Internet Access GmbH IAB, Tochter der Francotyp-Postalia AG und spezialisiert in der digitalen und analogen Postbearbeitung.

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft

Die Digitalisierung hat direkte Auswirkungen auf Produktportfolio und Distributionspolitik aber auch auf die Unternehmenskultur. HR kommt dabei eine Schlüsselrolle zu, die Business Know-how erfordert, um die Transformation eines Unternehmens aktiv mit voranzutreiben. Durch Digitalisierung und Outsourcing administrativer Prozesse wie dem Postversand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Monatsjournalen und Bescheiden, haben Führungskräfte und Mitarbeiter Kopf und Hände frei für die wirklich wichtigen Aufgaben und können damit direkte und indirekte Kosten senken.

Reduzieren Sie versteckte Kosten

HR-Abteilungen, die monatlich hunderte oder tausende Sendungen verschicken, kommen um standardisierte Prozesse nicht herum. Eine konsolidierte Bearbeitung durch Druckauslagerung beinhaltet auch die Reduktion von versteckten Kosten wie Material-, Druck- und Transportkosten ebenso wie von Prozess- und Verwaltungskosten. Allein durch Portorabatte können Unternehmen je nach Sendungsvolumen sechs- bis siebenstellige Beträge im Jahr einsparen.

Verbessern Sie Ihre Compliance und minimieren Sie Ihre Risiken

Offener Zutritt zum Server und vertrauliche Ausdrucke im Kopierer sind nur zwei sehr gängige Beispiele aus dem Unternehmensalltag die zeigen, dass der sichere Umgang mit personenbezogenen Daten intern nicht immer gewährleistet werden kann. Spezialisierte Dienstleister hingegen müssen aufgrund von Ausschreibungsvorgaben ein gelebtes Qualitätsmanagement und mehrfache Zertifizierungen und Sicherheitsvorkehrungen vorweisen, zum Beispiel DIN ISO 9001 und DIN ISO 27001. Um Risiken richtig einzuschätzen und Maßnahmen zu ergreifen, sollten Führungskräfte den Aufbau interner Ressourcen und Know-how vorantreiben und administrative Tätigkeiten auslagern.

Erhöhen Sie die Sicherheit

Sichere Schnittstellen und lückenlose Kenntnisse über den Verbleib von Daten sind besonders wichtig. Von Dienstleistern sollte ein detailliertes Reporting über den Status der Daten während des Produktionsprozesses und zum Abschluss des Auftrags angefordert werden. Auf diese Weise haben Unternehmen jederzeit die Sicherheit und wissen, wo sich ihre Daten befinden. Die IAB bietet darüber hinaus ein eigenes entwickeltes Kontrollverfahren an, dass Fehlkuvertierungen verhindert. Es empfiehlt sich außerdem, Datentransfers über einen SSH-Zugang sowie über das SFTP Protokoll einzurichten. SSH bietet ein hohes Sicherheitsniveau in ungesicherten Umgebungen und ermöglicht eine gegenseitige Authentifizierung von Netzwerken. SFTP stellt als sicheres Protokoll die Verbindung für den Datenaustausch her. Im Idealfall werden die Zugänge von der eigenen IT in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister eingerichtet. Übernimmt die Postzustellung der Gehaltsabrechnungen ein externer Anbieter, kann durch eine revisionssichere Kuvertierung mit einem individuellen Barcode pro Brief für eine zusätzliche eindeutige Identifikation gesorgt werden.

Sorgen Sie für volle Kosten- und Prozesstransparenz

Ob Shared Service Center oder lokal – die steigende Anzahl an personalwirtschaftlichen Prozessen sind nicht nur zeitintensiv, sie erschweren auch die Budgetkontrolle, nicht selten mit dem Effekt, dass Kosten am Ende höher werden als vorab kalkuliert, was die ohnehin stark beanspruchte Kostenstelle HR weiter belastet. Grundlage eines Outsourcings ist daher ein vorab definierter Leistungsumfang unter Kosten- und Zeitvorgaben. Auf diese Weise laufen Prozesse und Kosten nicht aus dem Ruder und qualitative wie quantitative Ziele werden eingehalten.

Über Internet Access GmbH

Die Internet Access GmbH (IAB) ist ein führender IT- und Druck-Dienstleister  und gehört seit 2006 zur Francotyp-Postalia AG, ein weltweit führender Spezialist für alle Bereiche der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung. Für Konzerne und mittelständische Unternehmen produziert und optimiert die IAB seit 1997 mit der Hybridmail-Technologie aus digitalen Daten physische Briefe sowie aus physischen Sendungen elektronische archivierbare Daten. 70 Experten in Entwicklung, IT und Produktion sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Postprozesse verschlanken, Kosten senken und von hohen Portorabatten profitieren. Hohe Datensicherheit gewährleisten die Zertifizierungen DIN ISO 9001:2015, DIN ISO 14001:2015 und DIN OHSAS 18001 sowie DIN ISO 27001 (voraussichtlich ab Dezember 2016).